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Análisis de Costos

Utilizando el TCO (Costo Total de Propiedad)

(4 de Mayo, 2016) - El análisis de costos no sólo determina el costo del proyecto y su mantenimiento, sino que también sirve para determinar si vale la pena llevarlo a cabo o no. A menudo, las empresas suponen que cuentan con los recursos necesarios y que el costo es tan bajo que no se necesita realizar el análisis, pues solo consideran el costo inicial de la adquisición. Para evitar sorpresas a corto, mediano o largo plazo se establece un tiempo de vida del sistema y se realiza un análisis de costo total de propiedad para identificar los diferentes costos a considerar en el análisis.

El análisis de costos utilizando el estimado del Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés) es de suma importancia para generar información que permita identificar los costos adicionales en los que se incurren al comprar y mantener un sistema de gestión administrativa y/o operativa de una empresa. Una vez identificados los costos ocultos, se pueden redireccionar a actividades controladas para evitar incurrir en costos adicionales que se pueden prevenir. Por ejemplo, evitar invertir en recursos humanos que gestionen y mantengan un nuevo sistema en lugar de asegurarse que la póliza de soporte del sistema a elegir ofrezca un servicio de 24 horas al día los 7 días de la semana.

Al evaluar un proyecto tecnológico para el análisis de costos, se pueden considerar los siguientes tipos de costos con el modelo TCO:

1. Costos de adquisición: Costos a los que se incurre desde que se detecta la necesidad hasta la implementación de un software, por ejemplo: licenciamiento, implementación, soporte y equipo computacional.
2. Costos de operación y mantenimiento: Costos de operación y mantenimiento para el óptimo aprovechamiento de la tecnología, como lo son: costos de inversión en servidores, data warehouse, costos de red y comunicación, costo de capacitación, entre otros.
3. Costos ocultos: Se llaman costos ocultos a todos aquellos a los que se enfrenta la empresa y no se tenían contemplados, por ejemplo: personal de TI, desarrollo de adecuaciones, costos de hosteo, costos de soporte, costos de seguridad, respaldos y consultoría.
4. Costos de transición: Una vez que el software actual ha llegado al fin de su vida útil y se ha vuelto obsoleto, se debe incurrir a los costos de transición, los cuales involucran investigar, actualizar y hacer una nueva inversión de software.
Una vez identificados todos los costos obtenidos con el TCO en cada etapa, es recomendable considerarlos en el siguiente proceso de evaluación de costos:

    1. Defina el alcance del sistema a implementar; requerimientos, expectativas, y mapeo de los recursos requeridos.
    2. Estandarice el hardware, bases de datos y el ciclo de vida de producción de un software.
    3. Establezca requerimiento de especialistas de TI expertos en sus respectivas áreas.
    4. Establezca un equipo de soporte proactivo, experto en sus áreas, para evitar costos inherentes.
    5. Considere outsources para actividades que no sean de su dominio y que ayuden a realizar las mejores prácticas para la industria.
    6. No escatime inversión en ambiente de pruebas al probar distintos escenarios.
    7. Obtenga el TCO.

Ya que cuenta con el análisis de costos, de clic aquí para leer sobre el análisis Costo-Beneficio o aquí para el análisis de riesgo, y así contar con un análisis completo para su proyecto de tecnología que compruebe que las soluciones de TCA Software Solutions tienen una inmejorable relación Costo-Beneficio-Riesgo